A vállalkozások mindennapi ügyleteik lebonyolításához többféle sorszámozott nyomtatványt használnak. A sorszámozott nyomtatványok értéket képviselnek, fontos, hogy minden egyes nyomtatvány felhasználása nyomon követhető legyen. Ezeket a nyomtatványokat szigorú számadású nyomtatványoknak nevezzük.

A hatósági ellenőrzés kapcsán el kell tudni számolnia a vállalkozásnak arról, hogy milyen sorszámú nyomtatványokat vásárolt, ezek közül melyek kerültek felhasználásra, rontott példányokat sem szabad kidobni, hiszen ezeket is meg kell őrizni a törvényben előírtak szerint.

A nyomtatványokról nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a vásárolt bizonylatok nevét, sorszámát, jellegét, a vásárlás időpontját, annak a bizonylatnak az azonosítóját, amely igazolja a vásárlást, a nyomtatvány használatba vételét, a nyomtatvány lezárását, a selejtezését.

Szigorú számadású nyomtatványok lehetnek: készpénzfizetési számla, átutalási számla, bevételi pénztárbizonylat, kiadási pénztárbizonylat, étkezési és vásárlási utalványok, kuponok, voucherek.

A vállalkozások a mindennapi tevékenységükhöz szükséges készpénzt a házi pénztárban tartják és vezetik annak felhasználását. Minden bevételük és kiadásuk nem történhet átutalással, ezért van szükség a készpénzállományra. A készpénz kezelésénél fontos, hogy minden kifizetett összeget számlával vagy egyéb bizonylattal alá tudjuk támasztani.

A pénztár kezelésével megbízott személy anyagilag is felelős, ez azt jelenti, hogy a rábízott pénzzel el kell tudni számolni. Napra pontosan igazolnia kell, hogy az aznapi bevételek és kiadások hogyan alakultak a pénztár esetében. A bevételeket és kiadásokat számlákkal vagy egyéb bizonylatokkal kell alátámasztani.

Bevételi pénztárbizonylat:

A pénztárba befizetett összegekről bevételi pénztárbizonylatot kell készíteni.

Kiadási pénztárbizonylat

A pénztárból kifizetett összegekről a vállalkozások kiadási pénztárbizonylatokat készítenek. A számviteli törvény előírja a gazdálkodó szervezetek számára a pénzkezelési szabályzat elkészítését, mely tartalmazza az adott vállalkozásra vonatkozó előírások összességét. A pénztárt kezelőjének ezt ismernie kell, és ezek alapján kell kezelnie a házipénztárt.

Pénztárjelentés

A pénztárban kezelt készpénzállományról elszámolást készítenek, ezt nevezzük pénztárjelentésnek vagy pénztárzárásnak. Az elszámolás célja, hogy kiderüljön jól kezelte-e a pénztáros a számlákat és a készpénzt, illetve nyomon követhető legyen a vállalkozás pénzmozgása. A pénztárból történő kifizetésről saját maga nem dönthet, a cégnél érvényben

lévő pénzkezelési szabályzatban rögzítettek alapján fizethet ki készpénzt.

A pénztárjelentés elkészítésének célja, hogy a pénztáros saját munkáját le tudja ellenőrizni, illetve a vezetők el tudják számoltatni a bevételekkel és kiadásokkal. A pénztárjelentés tartalmazza a készpénzben keletkezett bevételeket és kiadásokat bizonylatok alapján, időrendben. A jelentésben fel kell tüntetni a nyitó készpénzállományt is, záráskor pedig a záró készpénzállományt. A jelentés célja, hogy napról napra nyomon követhető legyen a  házipénztárban történt pénzmozgás.

A pénztárjelentést minden nap el kell készítenünk a pénztár kezelése estében. A jelentésből derül ki egyértelműen, hogy a pénztáros hogyan végezte el a tevékenységét. Az aznapi bevételi és kiadási pénztárbizonylatok összesítését jelenti. A kezdő pénzállomány felvezetésre kerül, majd a kiadások és bevételek egyenlegéből kiszámoljuk, hogy mennyi készpénznek kell lennie a pénztárban, majd egyeztetjük a meglévő készpénzállománnyal. Amennyiben a bizonylatok alapján kiszámolt készpénz és a pénztárban meglévő pénzállomány egyezik, akkor a pénztáros jól látta el a feladatát. A napi zárásnak az a jelentősége, hogy azonnal kimutatható a tévedés. Ennek főleg akkor van jelentősége, ha több személy is dolgozik pénztáros munkakörben és felváltva látják el a teendőket, mert így elkerülhető, hogy a hibáért, ne az adott pénztárost vonják felelősségre.

A pénztár zárása: A zárást célszerű naponta elkészíteni, mivel a lezárás során gyorsan kiderül, hogy egyezik-e az aznapi pénzállomány és a számlákon szereplő összeg.

A zárás során a nyitó készpénzállomány és a bevételek összege meg kell, hogy egyezzen a kiadások és a záró készpénzállomány összegével. A készpénzállomány címletek szerint összesíteni kell, címletjegyzék készítésével, így nyomon követhető a pontos végösszeg. A záró készpénzállomány mindig a következő időszak nyitó készpénzállománya lesz.

Fontos szabály pénztárzáráskor: nyitó készpénzállomány + bevételezett készpénz (bevételi pénztárbizonylatok alapján)  = kiadott készpénz( kiadási pénztárbizonylat alapján) + záró készpénzállomány

Amennyiben nem egyezik meg a készpénzállomány a pénztárzáráskor a jelentésben szereplő összeggel, meg kell keresni a hiba okát. A készpénzállományt címletek szerint összesíteni kell, címletjegyzék készítésével, így nyomon követhető a pontos végösszeg. Ennek legegyszerűbb oka, a készpénz állományt nem pontosan számolták meg. Hiány esetében a pénztárost terheli az anyagi felelősség, többlet estében is megkeresendő a többlet forrása. Lehetséges, hogy esetleg nem lett kitöltve, valamilyen bevétel kapcsán a bevételi pénztárbizonylat. Hiány esetén valamilyen kiadás nem került bizonylatolásra. Esetleg a bankból érkezett pénz nem lett pontosan átszámolva.

Készpénzfizetés:

A vállalkozások bevételeinek egy része készpénzben realizálódik. Készpénzzel történő fizetés esetében a vállalkozás csak készpénzfizetési számlát állíthat ki. A készpénzfizetési számlát a kifizetéskor kell kiállítani, hiszen ebben a kifizetés és számla elkészítése egy időben történik.

Az áru értékesítése vagy a szolgáltatás nyújtása történhet más időpontban is.

Bizonyos esetekben, készpénz fizetés esetén nyugtával is eleget tehetünk a nyugta adási kötelezettségnek, amely a legegyszerűbb bizonylat.

A vendég számláját étkezési utalvánnyal is kiegyenlítheti.

Az elfogadás legfontosabb szabályai :

•          csak érvényes, ép, sértetlen csekk fogadható el

•          csak az elfogadóhelyen beváltható csekk fogadható el

•          készpénzre nem váltható át, illetve visszaadni nem lehet belőle

•          számlát nem állítunk ki róla

Átutalással történő kifizetés

A vállalkozások bevételeinek másik része átutalás útján realizálódik és költségeik egy részét is átutalással fizetik ki. Az átutalással történő fizetés esetében kerülnek kiállításra az átutalási számlák.

Bankkártyával történő kifizetés

A XXI. századi info-kommunikációs társadalom egyik nagy vívmánya, hogy a pénz, mint fizetőeszköz különféle készpénzt helyettesítő eszközökkel pótolható. Az egyik ilyen eszköz a bankkártya. A folyószámlával rendelkező banki ügyfelek számára többféle bankkártya áll rendelkezésre. A bankkártyát az elfogadóhelyeken készpénz helyett használhatja, amíg rendelkezik a számláján megfelelő fedezettel.

A bankkártyás fizetéshez hasonló, ha a vendég Széchenyi Pihenőkártyával fizet.

A jogszabályoknak megfelelő készpénzfizetési számlának tartalmaznia kell a:

a számla sorszámát, a számla kibocsátásának dátumát, az eladó nevét, címét és adószámát a vevő nevét, címét, illetve , ha a vevő adófizetésre kötelezett, akkor az adó számát is, a teljesítés időpontját, az értékesített áru  vagy szolgáltatás pontos megnevezését, a  termék, a szolgáltatás mennyiségét és mennyiségi egységét, a termék adó nélküli egységárát, a termék, szolgáltatás adó nélkül számított ellenértékét, a felszámított adó százalékos mértékét, az áthárított adó összegét ÁFA kulcsonként és összesen, a számla végösszegét, a fizetés módját és határidejét.

A jogszabályoknak megfelelő készpénzfizetési számla kötelező adat tartalma kerüljön fel a mellékelt számlára, vagyis tartalmazza a:

a számla sorszámát, a számla kibocsátásának dátumát, az eladó nevét, címét és adószámát a vevő nevét, címét, illetve , ha a vevő adófizetésre kötelezett, akkor az adó számát is, a teljesítés időpontját, az értékesített áru  vagy szolgáltatás pontos megnevezését, a termék, a szolgáltatás mennyiségét és mennyiségi egységét, a termék adó nélküli egységárát, a termék, szolgáltatás adó nélkül számított ellenértékét, a felszámított adó százalékos mértékét, az áthárított adó összegét ÁFA kulcsonként és összesen, a számla végösszegét, a fizetés módját és határidejét.

A XXI. századi info-kommunikációs társadalom egyik nagy vívmánya, hogy a pénz, mint fizetőeszköz különféle készpénzt helyettesítő eszközökkel pótolható. Az egyik ilyen eszköz a bankkártya. A folyószámlával rendelkező banki ügyfelek számára többféle bankkártya áll rendelkezésre. A bankkártyát az elfogadóhelyeken készpénz helyett használhatja, amíg rendelkezik a számláján megfelelő fedezettel.

Az idegenforgalmi-vendéglátóipari vállalkozások közül egyre több helyen fogadják el. A vendég a szolgáltatások árát kifizeti kártyájával és megkapja a számláját. Fizetéskor az elektronikus rendszer automatikus zárolja a felhasznált összeget, a tulajdonos bankszámláján. Ez az összeg levonásra kerül a számláról. Az elfogadóhely a számla kiállításakor köteles feltüntetni a bankkártya típusát, kártya számát és az elektronikus rendszer által kiadott bizonylatot (SLIP-et) csatolni a számlához.

Kártya elfogadáskor ügyelni kell a kártya érvényességére és az esetleges lopott kártyákra. Érvénytelen kártya esetén a vendéget figyelmeztetni kell illetve lopott kártya esetén azt bevonni. A kártya nem kerülhet ki elfogadáskor a vendég látóköréből. A tranzakció befejezését követően ne felejtsük el visszaadni a kártyát.

Az elektronikus rendszer működtetését és kiépítését a bankok végzik, az elfogadóhellyel történt szerződéskötés után. A kihelyezett terminált telepítik, minden egyes tranzakció rögzítésre kerül. A bank pontosan tudja milyen bankkártyával fizetett az ügyfél, hol, mikor, milyen összeget. A bank a rendszer adatait felhasználva az elfogadóhely felé teljesíti az átutalást, mely a számlán szereplő összeg  kb. 2 %-kal csökkentett értéke. A jutalékot saját költségeinek a fedezetére használja fel, illetve ez tartalmazza a bank hasznát is.

A jutalék 2010. július 1-től érvényes, a bankok egységesen elfogadták ezt a 2 %-ot. Korábbi időszakban banktól függően eltérő jutalékkal dolgoztak. A kártyaelfogadást követően mintegy 5 munkanapon belül át is utalják az összeget a szolgáltató cégeknek, az elfogadóhelyeknek. Természetesen nem egyesével teljesítik tranzakciónként az átutalást, hanem 2-3 nap összesített tranzakciói kerülnek átutalásra egyszerre.

A bankkártyás fizetéshez hasonlóan járunk el, ha a vendég Széchenyi Pihenőkártyával fizet.

Az elfogadói terminálok alkalmasak a kártyák elektronikus kezelésére, természetesen ehhez szerződés szükséges a bankokkal. A vendég az elfogadóhely szerződése alapján, kiválasztja, hogy melyik „zsebből” kéri kártyáját megterhelni. Az elfogadás a továbbiakban a bakkártyához hasonlóan történik. A terminál által adott SLIP szelvényt a vendéggel aláíratjuk és a számlához csatoljuk. A számla csak magánszemély részére állítható ki. A kártya felhasználás érvényességéről és jogosságáról meggyőződhetünk. A kártyák másra át nem ruházhatóak.

Átutalással történő kifizetés

A vállalkozások bevételeinek egyik része átutalás útján realizálódik és költségeik egy részét is átutalással fizetik ki. Az átutalással történő fizetés esetében kerülnek kiállításra az átutalási számlák. Az átutalási számlák jellemzői, hogy a teljesítés időpontja, a számla kelte, a fizetési határidő különböző időpont is lehet. Pl. a szálláshelyen töltött 1 éjszakát a vállalat munkatársa, ahol a szállás mellett étkezést és eyéb szolgáltatásokat is igénybe vett amelyet átutalással egyenlít ki a cég. A teljesítés időpontja az adott éjszaka, melyet ott töltött a munkatárs. A munkatárs aláírásával elismeri az ott tartózkodást.

A szálláshely munkatársa elkészíti az átutalási számlát a megrendelésen szereplő adatok alapján, mely nem biztos, hogy az elutazás napján megtörténik, hanem egy-két nappal később is lehetséges. A fizetési határidő pedig a felek által kölcsönösen megállapított nap lesz

(általában 8 banki,  vagy 15, 30, esetleg 60 naptári nap is lehet). Ebben az esetben mindhárom időpont különböző lesz. Az átutalási számlán mindig szerepeltetni kell a számla kibocsájtójának számla számát, hiszen erre a számlára kell a vevőnek átutalnia az összeget. Kivéve, ha az adott cég felé szolgáltatási szerződés szerint biztosítjuk a szolgáltatásokat, mivel a szerződésben kötelezően benne szerepelnek a felek bankszámla adatai.

Az átutalásos számla kötelező adattartalma a készpénzes számla kötelező adattartalmára épül, kiegészül a teljesítés és a fizetési határidő dátumával, valamint az eladó bankszámla számával.

Ennél a fizetési módnál, szinte kivétel nélkül minden esetben kérünk írásbeli megrendelőt.