A műszak átvételekor meg kell győződni a munkaterület rendje és tisztasága felől, ha gond van, akkor rendbe kell tenni, majd tájékozódni kell a napi feladatokról.

Erre akkor kerül sor, ha például a délelőtti műszakot adjuk át a délutáni műszaknak.

A délutáni műszaknak is meg kell győződnie a napi feladatokról, ismerni kell a várható munkákat, ezt követően meg kell győződni arról, hogy minden gép, berendezés és felszerelés maradéktalanul rendelkezésre áll-e. Működik-e minden gép, a balesetmentes munkavégzéshez biztosítottak-e a feltételek, nem csepeg-e valahol a víz, vagy van-e mindenhol elektromos áramellátás, ahová szükséges. Nincs annál kellemetlenebb dolog, ha a gépek segítségével végzett munkát egyszerre csak nem a megszokott módon kell elvégeznünk. Bosszankodás, időhiány és egyéb kellemetlenség lehet abból, ha egy mulasztás miatt nem tudunk a napi feladatainknak maradéktalanul eleget tenni például azért, mert a kávéfőző gép elromlott, vagy a hűtőszekrény a legnagyobb melegben nem hűt.

 Műszakba álláskor ellenőrizzünk le minden olyan gépet, berendezést, amit munkánk során használunk!

Ilyenek a söntéspultban a kávéfőző gép, a kávédaráló, sörcsapoló berendezés, a jégkocka készítő, a hűtő berendezések, a számítástechnikai eszközök, a nyomtató, a tányérmelegítő, a pohár-és egyéb mosogató, stb. Természetesen a konyhai munkavégzéshez, az előkészítéshez számos más egyéb berendezés is szükséges.

Műszakba álláskor a felelős dolgozónak a felszerelések mennyiségének ellenőrzése is fontos. Meg kell győződni arról, hogy van-e elegendő kávés csésze, csészealj, mokkás kanál, kapucsínós csésze, kávés kanál, vizes pohár, sörös poharak fehérboros pohár, vörösboros pohár, csemegeboros pohár, pezsgős pohár, desszert tányér, süteményes villa és minden egyéb eszköz, felszerelés, ami a folyamatos értékesítéshez, ki-és felszolgáláshoz nélkülözhetetlen.

Munkába álláskor akár átadtuk a műszakot, akár átvesszük a műszakot meg kell győződni arról, hogy a hűtőberendezések, hűtőkamra, hűtővitrin, hűtőszekrények  folyamatosan működnek-e, nem volt – e áramkimaradás, nincs-e leolvadva valamelyik hűtőberendezés.

Műszak zárásakor első feladat a munkaterület rendbe tétele.

Ezt követően meg kell győződni arról, hogy a már nem szükséges gépek, berendezések legyenek áramtalanítva. A felszerelések csoportosítva, hiszen másnap úgy kezdődik a műszak, hogy rendben , a szokott helyen legyen minden eszköz és felszerelés.

Ha ezek is rendben vannak, akkor kezdődhet a fogyott áru kiszámolása. Ez a standolás művelete.

Ha a műszak után már bezár az üzlet, akkor biztonságba kell helyezni minden árut, eszközt és meg kell győződni arról, hogy a bejáratok, ablakok a vagyonvédelem szempontjából biztonságban vannak-e.

Délelőtt szoktuk a süteményes pultot is feltölteni, de előtte a vitrint ki kell takarítani, szárazra törölni, a süteményeket átnézni, hogy nincs-e köztük sérült, nem szép kivitelű, esetleg lejárt szavatosságú termék. Ezeket le kell selejtezni.

A selejtezésről azt kell tudni, hogy a leggondosabb munkavégzés mellett is előfordul valamilyen esztétikai hiba, ami miatt a süteményt nem tudjuk a vendégnek értékesíteni. Vagy nem fogyott kellő mennyiség és lejárt a szavatossági ideje. Ilyenkor nem érdemes a vitrint „elcsúfítani”sérült, nem tetszetős áruval. Szólni kell a műszakvezetőnek, aki adminisztratív szempontból kivezeti a standívünkből a megfelelő mennyiséget.

Fontos, hogy magunktól, önkényesen ne dobjunk ki semmit, mert a felelősség minket terhel, nekünk kell elszámolni az árával! Ha mégis megtesszük hiányunk lesz az elszámolásunkban.

A pultos feladata a műszak ideje alatt

Számos vendéglátó üzletben értékesítenek cukrászsüteményt is. Ez lehet a söntéspult része, de külön, önálló pult is. A süteményes pult rendbe tartása a pultos, a szálláshelyi vendéglátó feladata.

Ha süteményes vitrin van az üzletben, azt naponta ki kell takarítani zsíroldószeres és fertőtlenítős vízzel, ezt követően szárazra kell törölni. Ez után vételezni kell a szokásos mennyiséget, majd le kell ellenőrizni, hogy mindegyik áruhoz van-e megfelelő árcédula, ártábla. Szakmailag és számvitelileg akkor helyes egy ártájékoztató, ha tartalmazza:

· a termék, a cukrászsütemény pontos megnevezését

· az egység árat forintban és vagy euróban

· a kilónkénti egységárat /tortánál az egész torta árát

Ha a gépeket és berendezéseket szakszerűen üzembe helyeztük, akkor következik az árukészlet ellenőrzése, a standolás.

Ahhoz, hogy a munkahelyünkön a ránk bízott vállalkozói vagyonnal el tudjunk számolni, szükség van a folyamatos, műszakonkénti nyilvántartásra, adminisztrációra.

A műszak átadása és átvétele felelősségteljes feladat, hiszen a dolgozókra bízott vagyonnal mindig el kell tudni számolni minden dolgozónak a tulajdonos felé.

Ezt az elszámolást írásban szoktuk végezni és ezt szakmai nevén standolásnak hívjuk. Ennek alapja a stand ív, amit folyamatosan vezetnek műszakról-műszakra. Ez lehet egy szigorú számadású, sorszámozott, előre nyomtatott bizonylat is, de akár egy kockás füzet is, ez törvényileg nincs szabályozva. Minden vállalkozás maga dönti el, hogy melyik formát alkalmazza. Napjainkban sok helyen számítógépes nyilvántartással is megoldható az elszámolás, a standolás.

A standolás, illetve az elszámolás lényege, hogy a pultban elfogyott áruk értéke és a tulajdonosnak műszakonként leadott pénz ellenértéke egyező legyen!

Standoláskor az eladott áruk ellenértéke nemcsak a készpénz, hanem az úgynevezett pénzt helyettesítő utalványok is. Ilyenek az étkezési utalvány, az Erzsébet utalvány, a csekk, a Széchenyi Pihenő Kártya, mindennapi nevén SZÉP kártya, a bankkártyás fizetés ellenértéke, a hitelkártyás fizetés ellenértéke, és egyéb utalványok értéke. Ha a vendég szobaszámlára fogyaszt, annak ellenértékét is itt kell figyelembe venni.

Gyakran előfordul, hogy a vendég a számláját átutalással egyenlíti ki. Ennek a végösszege is bevételként számolandó el, ami egy későbbi időpontban jelenik meg a vállalkozó számláján.

Tehát az elfogyott áruk értékét úgy kapjuk meg, hogy a nyilvántartás /standolás/ alapján eladott mennyiségeket rendre beszorozzuk az egységárakkal és összeadjuk. Ez a pénzösszeg a pultban elfogyott áruk értéke, azaz fogyás forintban kiszámolva. Ennek az értékével kell elszámolni a tulajdonosnak.

A standolás a valóságban úgy történik, hogy a standív zárókészletét /maradványt/ összehasonlítom műszakba álláskor a pultban található valós mennyiségekkel. Ilyenkor, ha minden maradvány érték megegyezik a valóságban talált mennyiségekkel, akkor a zárókészlet mennyiségeit áru fajtánként, tételenként át kell másolni a saját műszak induló /nyitó/ rovatába. Ezek után következik az árukészlet feltöltése.

Munkába álláskor folyamatos munkarend esetén legegyszerűbben a munkatársainktól tudunk tájékozódni az üzleti forgalomról, az üzletben történt eseményekről. Ilyenkor át kell adni egymásnak a műszakot, ami azt jelenti, hogy elmondjuk azokat az információkat, ami a mi műszakban történt. Ritkán előfordul, hogy áthúzódó rendezvény van, ami az előző és az új műszak dolgozóit is érinti. Ezt a vendég nem érezheti meg, ezért mindent pontosan, gondosan és diszkréten kell elmondani a kollégáknak.

A recepcióstól kell megkérdezni, hogy az aktuális napon hány vendég szállt meg a szálláshelyen, hány fő ellátásához kell megteríteni például reggelire, ebédre vagy vacsorára. Azt is tudni kell, hogy hány vendég az, aki félpanziós, vagy teljes panziós ellátásban részesül vagy csak szálláshelyi szolgáltatást vett igénybe reggelivel vagy reggeli nélkül. Ezek az információk azért fontosak, mert a vendégszámnak, a létszámnak megfelelően kell előkészülni az értékesítési munkára. A délelőtti műszakban tudni kell, hogy hány vendég fog reggelizni, milyen ellátási csomag szerint fog étkezni és a konyhai dolgozóktól azt kell meg tudni, hogy aznap mi a reggeli tartalma. Napjainkban leggyakrabban svédasztalról fogyaszt a vendég. Az ezzel kapcsolatos ismereteket külön fejezetben tárgyaljuk. 

Nemcsak a kollégáktól és a recepcióstól, hanem a konyhafőnöktől, vagy a konyhán lévő, az adott műszakért felelős dolgozóktól is kell információt szerezni. Azt kell megtudakolni, hogy van-e arra a műszakra rendezvény felvéve, milyen időpontra, hány főre és mi az ételsor, amihez meg kell teríteni. Milyen leves lesz, mibe tálalja a szakács, tálba vagy leveses csészébe. Ha csontos, szálkás a leves, mint például az Újházy tyúkhúsleves vagy a Halászlé, akkor a pincérnek csonttányérról is gondoskodni kell. Mi lesz a főétel és mibe tálalja a szakács. Lesz-e desszert, sajt, gyümölcs. Ezek mind-mind fontos tudnivalók az előkészület és a terítés szempontjából.

A legpontosabb információt a konyhafőnök adja az előfizetéses étkeztetésről, aki aznap a lejelentett vendégek számának megfelelő menüt készítette el.

A söntéspult általában az üzlet bejáratával szemközt található. Célszerű úgy kialakítani, hogy a vendég már belépéskor láthassa az üzlet italkínálat, süteményes vitrin esetén a cukrászsütemény választékát. Ez marketing szempontból is kedvező, mivel ösztönözi a vendéget arra, hogy meg is kóstolja a számára tetszőt.

A pultban ,- úgy hogy kézre essen- szokták elhelyezni az ital felszolgáláshoz szükséges poharakat, szeszes kelyheket, fehérboros poharat, vörösboros poharat, kávés poharakat, kávés csészéket, csészealjakat, süteményes villákat, süteményes lapátot, a csomagoló eszközöket, egyszóval mindazon felszereléseket és eszközöket, melyek nélkülözhetetlenek a pultos munkájához. Itt dolgozik a pultos, de a betanított szálláshelyi vendéglátónak is lehet ez a munkaterülete.

Az egyszerűsített számla az adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely papír alapú vagy elektronikus formában kibocsátott bizonylat. Ennek tartalmaznia kell:

a számla sorszámát,

a számla kibocsátásának keltét,

a termékértékesítést teljesítő vagy a szolgáltatást nyújtó adóalany nevét,címét és adószámát,

a termék megnevezését,

a termék mennyiségi egységét és mennyiségét,

a bruttó ÁFA kulcsot,

a termék, a szolgáltatás adóval együtt számított egységárát,

a termék, a szolgáltatás adóval együtt számított ellenértékét.

Szakmailag és számvitelileg akkor helyes egy ártájékoztató, ha tartalmazza:

·        a termék, a cukrászsütemény pontos megnevezését

·        az egység árat forintban és vagy euróban

·        a kilónkénti egységárat /tortánál az egész torta árát/

a számla sorszámát,

a számla kibocsátásának dátumát,

az eladó nevét, címét és adószámát

a vevő nevét, címét, illetve , ha a vevő adófizetésre kötelezett, akkor az adó számát is,

a teljesítés időpontját,

az értékesített áru vagy szolgáltatás pontos megnevezését,

a termék , a szolgáltatás mennyiségét és mennyiségi egységét,

a termék adó nélküli egységárát,

a termék, szolgáltatás adó nélkül számított ellenértékét,

a felszámított adó százalékos mértékét,

az áthárított adó összegét ÁFA kulcsonként és összesen,

a számla végösszegét,

a fizetés módját és határidejét.

Ahhoz, hogy az eladott mennyiségeket ki tudjuk számolni, ismerni kell a következőket, amit a hagyományos standív is tartalmaz:

· dátum

· áru pontos neve

· áru mennyisége, mennyiségi egysége

· induló készlet nagysága

· a vételezett mennyiség nagysága

· az összes mennyiség / összes terhelés

· visszáru

· selejt

· egyéb csökkenés

· összes csökkenés

· maradvány (zárókészlet)

· fogyás (amit úgy kapunk meg, hogy az összes terhelésből kivonjuk az összes csökkenés értékét. Az összes csökkenést úgy kapjuk meg, hogy a visszárut, a selejtet és a maradványt összeadjuk.)