A hatóságok vizsgálatuk alakalmával jegyzőkönyveket készítenek, a helyszínen tapasztaltakról. Az ellenőrzés megállapításait minden esetben írásba kell foglalni azért, mert ez szolgál alapjául minden további intézkedésnek, eljárásnak. Az írásbeli dokumentum a jegyzőkönyv, mely egy hivatalos okirat.

3 részre tagolható:

-          Bevezető rész: ellenőrzött vállalkozás megnevezése, székhelye, készítés helye, ellenőrzés célja, tárgya, az ellenőrzött időszak, ellenőrzés ideje, ellenőrzést végrehajtó szerv megnevezése, ellenőrzést végrehajtók neve és beosztása, az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazást

-          Kifejtő rész : Itt kerülnek ismertetésre az ellenőrzési programban meghatározott ellenőrzési feladatok végrehajtása során tapasztaltak, személyi felelősség, mulasztások alapjául szolgáló okok, felelősként megjelölt személyek neve, beosztása,

-          Befejező rész: Az összefoglaló következtetéseket és javaslatokat, a készítés időpontját, az ellenőrzést végzők aláírását, valamint a záradékot tartalmazza.

-          Ellenőrök neve, aláírása, ellenőrzött vállalkozás vezetőjének aláírása.

Záradékok:

-          megismerési záradék: igazolja, hogy a jegyzőkönyv tartalmat az ellenőrzött személy is megismerte

-          intézkedési záradék, milyen intézkedésre került sor

-          felelősségi záradék: a felelősök megismertek a jegyzőkönyv tartalmat és az észrevételeket