A pénztárban kezelt készpénzállományról elszámolást készítenek, ezt nevezzük pénztárjelentésnek vagy pénztárzárásnak. Az elszámolás célja, hogy kiderüljön jól kezelte-e a pénztáros a számlákat és a készpénzt, illetve nyomon követhető legyen a vállalkozás pénzmozgása. A pénztárból történő kifizetésről saját maga nem dönthet, a cégnél érvényben lévő pénzkezelési szabályzatban rögzítettek alapján fizethet ki készpénzt.

A pénztárjelentés elkészítésének célja, hogy a pénztáros saját munkáját le tudja ellenőrizni, illetve a vezetők el tudják számoltatni a bevételekkel és kiadásokkal. A pénztárjelentés tartalmazza a készpénzben keletkezett bevételeket és kiadásokat bizonylatok alapján, időrendben. A jelentésben fel kell tüntetni a nyitó készpénzállományt is, záráskor pedig a záró készpénzállományt. A jelentés célja, hogy napról napra nyomon követhető legyen a házipénztárban történt pénzmozgás.

A pénztárjelentést minden nap el kell készítenünk a pénztár kezelése estében. A jelentésből derül ki egyértelműen, hogy a pénztáros hogyan végezte el a tevékenységét. Az aznapi bevételi és kiadási pénztárbizonylatok összesítését jelenti. A kezdő pénzállomány felvezetésre kerül, majd a kiadások és bevételek egyenlegéből kiszámoljuk, hogy mennyi készpénznek kell lennie a pénztárban, majd egyeztetjük a meglévő készpénzállománnyal. Amennyiben a bizonylatok alapján kiszámolt készpénz és a pénztárban meglévő pénzállomány egyezik, akkor a pénztáros jól látta el a feladatát. Amennyiben nem, meg kell keresni a hiba okát. Hiány esetében a pénztárost terheli az anyagi felelősség, többlet estében is megkeresendő a többlet forrása. Lehetséges, hogy esetleg nem lett kitöltve, valamilyen bevétel kapcsán a bevételi pénztárbizonylat. A helyi szabályozás előírhat ettől eltérő időpontra vonatkozó pénztárjelentést is. Általában a heti, esetleg havi zárás elkészítése merülhet fel a variációk között. A napi zárásnak az a jelentősége, hogy azonnal kimutatható a tévedés. Ennek főleg akkor van jelentősége, ha több személy is dolgozik pénztáros munkakörben és felváltva látják el a teendőket, mert így elkerülhető, hogy a hibáért, ne az adott pénztárost vonják felelősségre. A pénztár zárása: A zárást célszerű naponta elkészíteni, mivel a lezárás során gyorsan kiderül, hogy egyezik-e az aznapi pénzállomány és a számlákon szereplő összeg. Hiány vagy többlet esetén könnyebb visszakeresni az esetleges tévedéseket, mint több naptári nap elteltével. A zárás során a nyitó készpénzállomány és a bevételek összege meg kell, hogy egyezzen a kiadások és a záró készpénzállomány összegével. A készpénzállomány címletek szerint összesíteni kell, címletjegyzék készítésével, így nyomon követhető a pontos végösszeg. A záró készpénzállomány mindig a következő időszak nyitó készpénzállománya lesz. Pl. a nap végén lezárt pénztárban 185 000 Ft készpénz volt, akkor a következő nap nyitóállománya lesz a 185 000 Ft. Ugyanez igaz akkor is, ha nem mindennap történik meg a pénztár zárása, hanem hetenként. Akkor az előző heti záró állomány lesz a következő hét nyitóállománya. Kivételt képezhetnek azok az esetek, amikor nagyobb összeg érkezik a pénztárba és az vezetői utasításra befizetésre kerül a vállalkozás bankszámlájára. Ebben az esetben a bankszámlára befizetett összeget is megfelelő módon kell adminisztrálni.

Fontos szabály pénztárzáráskor:

nyitó készpénzállomány +bevételezett készpénz (bevételi pénztárbizonylatok alapján) = kiadott készpénz (kiadási pénztárbizonylat alapján) +záró készpénzállomány