A leggyakoribb rendezvényfajták ismertetése után a rendezvények szervezéséről és egyéb feladatairól olvashatunk.

Egy rendezvény tervezéséért és szervezéséért felelős dolgozónak számos ismerettel és szakmai tudással kell rendelkeznie. Egy jól sikerült rendezvény jó reklámot, újabb vendéget, vendégeket hozhat.  Az egyik legfontosabb alapelv, hogy a rendezvény zökkenőmentes legyen, senki ne találjon kivetni valót a rendezvény után. Együtt kell, hogy működjön, egymás munkáját segítenie a konyhai személyzetnek, az éttermi dolgozóknak, az esetleges beszállítóknak, a takarítóknak és mindenkinek, akinek feladata van a rendezvénnyel kapcsolatosan. A sikeres rendezvény egyik titka a részletes terv. Attól függően, hogy mi, mármint az üzlet szervezi, vagy a vendég rendeli meg a társas összejövetelt, más-más információk birtokában kell hozzákezdeni a szervezéshez.

Ha a vendég a megrendelő, akkor a vendéglátósnak tudni kell a következőket:

Mikor, milyen időpontban kerül sor a rendezvényre.

Milyen létszámú vendéget kell ellátni, milyen a vendégek nemek szerinti aránya, milyen korúak, esetleg milyen nemzetiségűek.

Milyen jellegű a rendezvény, milyen alkalomból szervezik.

Van-e a vendégek között gyerek, az milyen korú, szükség van-e gyermeketető székre.

A vendégek között van-e vegetáriánus, esetleg valamilyen diétát igénylő vendég./cukorbeteg, vesebeteg, sószegény diétát igénylő/

Tisztázni kell azt is, hogy mennyi pénzt szán a vendég erre az alkalomra, mennyi az úgynevezett „keretösszeg”.

Lesz-e a rendezvény alatt pohárköszöntő, kell-e hangosítás, tolmács berendezés, zászlók vagy egyéb technika, projektor, flipchart/mobil prezentációs tábla/.

A vendég kívánságaihoz igazodva a vendéglátósnak azzal is tisztában kell lennie, hogy a kívánt ételek elkészítéséhez a vállalkozás rendelkezik-e megfelelő kapacitású termelő eszközökkel, a személyzetnek van-e kellő tapasztalata és szakértelme azok elkészítéséhez. Fontos szakmai szempont az ételsor ajánlása és összeállítása során, hogy az étrendben felhasznált alapanyagok ne ismétlődjenek a burgonya kivételével.  Az ételek ízei, színei és elkészítési technológiája is különböző, változatos legyen. A jelleget adó fűszerek és ízek is legyenek változatosak. Az ételek állaga, és állománya se ismétlődjön. De arra is oda kell figyelni, hogy az ételsor színhatása is változatos legyen.

Legyünk figyelemmel a helyes táplálkozási követelményekre. Az ételsor összeállításánál a könnyen emészthetőséget, az ételek kalória tartalmára is ügyeljünk. Lehetőleg a természetes készítési módokat alkalmazzunk, és ne felejtsük el, hogy mennyiségben és tápanyag összetételben is feleljen meg a helyes táplálkozás-élettani kívánalmaknak.

Nem utolsó szempont annak figyelembevétele sem, hogy mennyi idő jut az étkezésre. Előfordulhat más szempont is a felsoroltakon kívül, amit esetleg itt nem említettünk, de mindenkinek, minden közreműködőnek arra kell összpontosítani, hogy véletlenül se legyen semmi olyan gond, ami a vendég megelégedettségét csorbítaná.

A betanított szálláshelyi vendéglátónak segítenie kell a rendezvény személyzetének a munkáját.

A rendezvényen tehát előre tudjuk a rendezvény idejét, a vendégek számát, a rendezvény jellegét és tulajdonképpen minden előre kiszámolható, minden feladat időre megtervezhető. Ezt szokták a szakemberek a forgatókönyvben rögzíteni.

Ezért a terítés és a felszolgálás sokban hasonlít az éttermi értékesítéshez.

A rendezvények lebonyolításánál a terem elrendezése és az asztalok beállítása után az abroszokat kell felrakni. Itt az éttermi terítésnél alkalmazott szakmai szempontok az irányadóak. Az alaptányér felrakásánál az a bevált szokás, hogy egy vendégnek 75-90 cm helyre van szüksége. Az evőeszközök felrakása a fogyasztás sorrendjében úgy történjen, hogy kívülről befelé kerüljön elhasználásra. Az evőeszközök felrakása után a zsemle tányért,/ esetleg a vajkéssel/majd a poharakat, a menükártyát helyezzük fel. A dekorációt a megterített asztalra utoljára helyezzük fel, hogy még szebb, még ünnepélyesebb legyen a látvány.

Mindezek után a székek beállítása, majd egy végső ellenőrzés szükséges. A terem egyéb berendezéseit, a fényforrásokat, a függönyöket, a technikai berendezéseket, a szőnyegeket is ellenőrizni kell, hogy minden kifogástalanul, hibátlanul rendelkezésre álljon.

Az office-ban /pincér előkészítő/ is elő kell készülni a rendezvényre. Ez azt jelenti, hogy a felszolgálás során használatos tálaló eszközök, tartalék evőeszközök, a tálak, a tálcák, a szalvéták a poharak, az alátétek a tartalék felszerelések mind-mind legyenek úgy előkészítve, hogy azok szinte behunyt szemmel is könnyen elérhetők, könnyen használhatók legyenek. Ne feledkezzünk meg a tartalék asztali leltárról, az asztali patikáról, illetve ezek ellenőrzéséről sem.

A rendezvények különleges ismertető jegyei, hogy a felszolgálók egyszerre vonulnak be az étterembe, egyszerre kezdik a szervírozást és általában egyszerre hagyják el az értékesítő teret.

A rendezvények lebonyolításának folyamatát a következőkben ismertetjük.

Első feladat a betérő vendégek fogadása, köszöntése. Ezt a főpincér, vagy a teremfőnök kezdi, a többi felszolgáló csak fejbólintással és szemkontaktussal jelzi, hogy ő is üdvözli, köszönti a vendéget.

A kabátok lesegítése a következő feladat, amit elsősorban a férfi felszolgálók teendője.

Ezután következik az apperitíf italok bekínálása, felszolgálása, majd ha van az asztalon, akkor a gyertyák meggyújtása. A gyertyákat meg lehet gyújtani az előtt is, mielőtt a vendégek a terembe érnek.

A vendégek leültetése után –ha étvágyfalatkákat vagy apró péksüteményt kínálunk vajjal-, akkor balról szervírozzuk a vajat és a péksüteményt.

A vendégeknek ezt követően az ásványvizet töltjük be, de előtte megkérdezzük, hogy szénsavas, vagy szénsavmentes vizet kér-e.

Ezután következik a hideg ételek felszolgálása. Ez is akkor színvonalas, ha kellő számú felszolgáló közel azonos időben, egyszerre hozza ki az előételt. Természetesen az ételeket mindig a vendég jobb oldalára állva, jobbról tesszük a vendég elé.  Ezzel egy időben vagy ezt megelőzően a vajat és a már nem használatos eszközöket, tányérokat, poharakat le kell rámolni.

A leves szervírozása általában francia szervizzel történik, de fontos szabály, hogy ha ünnepelt van a vendégek között, akkor az ünnepelt vendéget kell előbb kiszolgálni. Eközben az ételekhez illő italok felszolgálását is folyamatosan kell megszervezni.

Mind ezután –ha van meleg elő étel, akkor azt, ha nincs, akkor- a főétel szervírozása, felszolgálása történik az alkalmazott felszolgálási formának megfelelően. De ne feledkezzünk meg a felesleges eszközök szabályos lerámolásáról sem. Itt is megemlítjük, hogy mindenkor, de díszétkezéseknél és rendezvényeknél is csendben, zajtalanul, fegyelmezetten, szakszerűen kell minden munkafázist végezni.

A főételek elfogyasztása után a befejező fogások felszolgálása történik, miközben az italokat szakszerűen betöltjük, kínáljuk. Folyamatosan lerámoljuk a felesleges eszközöket. A desszert tányér leszedése után az asztalt morzsátlanítjuk és felszolgáljuk a kávét.

A kávé felszolgálása után leszedjük a szalvétákat.

Tulajdonképpen a betanított szálláshelyi vendéglátó a rendezvényeken az üzletvezető, a főpincér, vagy a rendezvényfelelős utasításának megfelelően végzi a feladatát.