A szálláshelyi vendéglátónak gyakran kell konyhai kisegítő tevékenységet is végeznie. Ez azt jelenti, hogy ha a munkahelyi vezetője, arra kéri, hogy a konyhán segítsen, akkor segítenie kell az árubeszerzési munkában, az áru átvételben, a raktározási feladatok ellátásában, de a termelésben is.

Ezeket, a vendéglátásban alkalmazott munkaműveleteket már megtanultuk a tananyagunk elején az „Alapismeretek” között, de ebben a tananyag egységben igyekszünk olyan gyakorlati útmutatót is adni, amit remélünk hasznosítani is tudnak a vendéglátó ipari munkavégzés során.

Azt már megtanultuk, hogy a beszerzési stratégiáját és taktikáját minden vendéglátó vállalkozás ön- maga alakítja ki. Itt olyan ésszerű gondolatokat fogalmaz, meg, mint a racionális nyersanyagcsökkentés, a készletek optimalizálása, a beszerzési költségek csökkentése és nem utolsó sorban minőségpolitikai célok megfogalmazása. Ez azt jelenti, hogy törekszik az üzlet típusának, színvonalának, az üzlet jellegének, a vendégkör igényének megfelelő élelmiszerbiztonsági kockázat ésszerű csökkentésére.

Az árubeszerzési munkában érvényesül a 6 M elv, ami azt jelenti, a vendéglátó ipari vállalkozások mindig szem előtt tartják árubeszerzési munkájuk során a következőket:

1. Legyen megfelelő alapanyag

2. Legyen az alapanyag megfelelő mennyiségű és minőségű

3. A szállítás mindig a megfelelő helyre, üzemegységbe történjék

4. Nem mindegy, hogy milyen időpontban, mikorra érkezik az áru, azaz megfelelő időben érkezzen

5. Legyen megfelelő az áru ára, legjobb, ha értékarányos

6. Mindig álljon rendelkezésre megfelelő információ is.

A szállító kiválasztása az üzletvezetés feladata, ezzel a szálláshelyi vendéglátónak nemigen kell foglalkoznia a munkája során.

Azt is megtanultuk, hogy a vendéglátás bárhonnan beszerezheti az árut, csak bizonylattal kell tudnia igazolni az eredetét. A következőkben néhány áru beszerzési forrásait, azok előnyét és hátrányát tanulhatjuk meg.

Zöldségféléket, gyümölcsöket leggyakrabban az őstermelőtől vagy zöldség –gyümölcs nagykereskedéstől szerzi be az üzlet. Az őstermelő azért kedvező, mert kis tételben is szállít és általában friss árut hoz. Ilyenkor” Nyilatkozatot „kell kérni az őstermelőtől, amiben igazolja, illetve kinyilatkozza azt, hogy a permetezéssel kapcsolatos egészségügyi várakozási időt betartotta. Az őstermelővel kapcsolatban csak az a hátrány, hogy nagyobb mennyiséget nem biztos, hogy tud szállítani, illetve előfordulhat élelmiszer biztonsági kockázat.

Nagykereskedelemtől leggyakrabban tejet, tejterméket, húsokat, húsipari termékeket, ízesítőket, fűszereket szerzünk be. Itt a legszélesebb az áruválaszték és nagy mennyiségű készlet is található. Jövedéki termékek forgalmazásával is foglalkoznak, márkás termékekhez is hozzájuthat így viszonylag a vendéglátó ipar.

 A nagykereskedőkkel Szállítási szerződést szoktak kötni a vendéglátó vállalkozások. A nagykereskedők szinte mindig kiszállítják a megbeszélt időben az árukat, számlát, szállítólevelet adnak bizonylatként az árukról és az áruk ellenértékének kifizetése általában átutalással történik. Nem egy nagykereskedelmi vállalatnál előfordul, hogy bizományosi kiszállítást is vállalnak, ami kedvező a vendéglátósnak, mert csak akkor kell fizetni, ha a vendéglátós eladta az árut.

Sajnos a leggondosabb árubeszerzési meggondolás esetén is előfordul, hogy kiskereskedelmi üzletekbe, áruház láncokban kell hirtelen, véletlenül árut vásárolni. Itt nem lehet nagy tételben venni, de nem is érdemes, mert sokkal drágább az előbb említett forrásoknál. Igaz, hogy közel van azonnal el lehet hozni az árut, de ez csak eseti beszerzésre célszerű alkalmazni. Abban az esetben, ha véletlenül itt vásárolunk, akkor a vállalkozás nevére szóló számlát kell kérni, mert különben itt csak nyugtát adnak.

Az árubeszerzési csatornák megismerése után ismételjük át az áru átvétellel kapcsolatos munkafázisokat.

Bizonyára emlékszik még a szálláshelyi vendéglátó, hogy milyen három szakmai szempont alapján kell átvenni az üzletbe érkező árukat!

Írja le a füzetébe, vagy egy lapra!

Akkor válaszolt jól, ha ez szerepel leírva: mennyiségileg, minőségileg és érték szerint!

Ismételje át és magyarázza meg mit jelent ez a három szempont a gyakorlatban!

A szálláshelyi vendéglátónak gyakran kell átvennie árut a konyhafőnök vagy az üzletvezető kérésére.

Tételezzük fel, hogy a konyhafőnök Önt bízza meg a Zöldségnagykertől érkező áru átvételével. A szállító őszibarackot, paradicsomot, cukkinit, TV paprikát és szőlőt hozott.

Mi a teendője ilyenkor?

Először is előveszi a megrendelőt, vagy megkérdezi a konyhafőnököt, hogy milyen és mennyi árut rendelt. Ezt néhány tétel esetén ő gyorsan elmondja Önnek. Ezt jegyezze meg, vagy kérje el az írásbeli megrendelőt.

Másodszor, kérje meg a szállítót, hogy rakja rá az árut a mérlegre. Ezt Önnek pontosan meg kell néznie és össze kell hasonlítania azzal a bizonylattal / számla, vagy szállító levél/, amit a szállító az áru átvétele előtt oda ad Önnek. Vigyázat! A mérlegen szereplő árunak annyival kell többnek lennie a bizonylaton feltüntetett mennyiségnél, amennyi a csomagoló anyag súlya.  Az „Alapismeretek” részben erről is tanultunk.

Mivel az őszibarack, a paradicsom, a cukkini és a szőlő ládában érkezett, ezért a ládák súlyát számolja be az átvett mennyiségnél. A TV paprika általában hálóban érkezik, itt elég csak a mérlegen feltüntetett kilogrammot megnézni és összehasonlítani a megrendelt és a számlán lévő mennyiséggel.

Fontos feladat áruátvételnél a minőségi átvétel is. Ez a felsorolt tételeknél azt jelenti, hogy az őszibarackot, a paradicsomot, a cukkinit, a paprikát és a szőlőt is megnézi alaposan a szemével, hogy a friss zöldség és gyümölcs tulajdonságaival rendelkeznek-e úgy ránézésre. Az őszibarack szép hamvas-e, nem zöld-e, vagy nem túlérett-e. Meg is tapogathatja, hogy a keménységét érzékelje. Ugyan ez a feladat a paradicsommal és a szőlővel is. A cukkini és a paprika esetében is észrevételezze, hogy külsejében, megjelenésében viseli-e a rá jellemző tulajdonságokat.

 Ha mind mennyiségileg, mind minőségileg meggyőződött arról, hogy minden rendben van, akkor még érték szerint is ellenőrizze le a számlát. Ez azt jelenti, hogy a szállított mennyiségeket szorozza össze az egységárakkal, adja össze és hasonlítsa össze a számla végösszegével. Ez a művelet egy több oldalas számla esetén nem az átvevő feladata, de sokkal egyszerűbb úgy korrigálni a számlát, ha rögtön szólunk egy esetleges hiba esetén, mint később.