Az áruk megrendelése

Az árubeszerzés a gyakorlatban a kisebb vendéglátó-iparivállalkozásoknál az üzletvezető feladata, aki megbízhatja a konyhafőnököt, vagy más beosztott dolgozót is ennek a feladatnak az ellátásával. Az árubeszerzés a mindennapokban személyesen, telefonon, faxon agy napjainkban leggyakrabban E-mailen történik, mely során közölni kell:

· a megrendelő nevét, címét,

· a szállítási címet,

 

 

· a szállítás dátumát,

· a szállítandó áru pontos nevét (pl. nem mindegy, hogy fürtös, kígyó, csemege vagy kovászos uborkáról an szó),

· a szállítandó áru mennyiségét, egységét[1],

· számlázási címet,

 

A szállítandó áru egységárát általában a szállító határozza meg, de célszerű érdeklődni megrendeléskor a várható ár nagyságáról.

Amennyiben a megrendelés személyesen vagy telefonon történik, úgy papír alapon is célszerű nyilvántartani a megrendelt mennyiséget azért, mert áruátvételkor szükség van a megrendelt mennyiség ismeretére is.

Az ésszerű árubeszerzésnél arra kell törekedni, hogy a vendéglátó vállalkozásnál mindig megfelelő

·                    mennyiségű,

·                    minőségű,

·                    összetételű áru álljon rendelkezésre.

Vagyis törekedjünk optimális készletgazdálkodásra!

Optimálisnak mondjuk azt a legkevesebb árumennyiséget, mellyel a lehető legnagyobb bevétel, más néven forgalom - illetve nyereség érhető el.

Ha saját vállalkozást vezetünk, végezzünk gazdasági számítást arra vonatkozóan, hogy mi éri meg jobban: fő- vagy mellékfoglalkozású munkaerőt alkalmazni az árubeszerzés feladatainak ellátásával, vagy a meglévő dolgozók feladatainak sorába beépíteni ezt a munkát is.

A vendéglátás általában a nagykereskedelemtől, a termelőtől, az élelmiszer-ipartól, a gyártótól szerzi be az árut. Célszerű mindig a legjobb helyről beszerezni a szükséges mennyiséget.

A megrendelés szempontjai

Az árubeszerzéskor számos szakmai és üzleti szempontot kell, illetve célszerű figyelembe venni.

Ilyenek:

·                    a már meglévő árukészlet nagyságát,

·                    a várható forgalmat, az esetlegesen felvett rendezvényeket,

·                    az áruk eltarthatósági idejét,

·                    a szállítási idő gyakoriságát,

·                    a raktározási kapacitást,

·                    az üzlet jellegét (csárda, panzió, nemzetközi szállodalánchoz tartozó színvonalas szálloda),

·                    szezonalitást, idényszerűséget,

·                    az üzlet színvonalát,

·                    az áru utánpótlási időt,

·                    a vállalkozás pénzügyi kondícióit, azaz, hogy mennyi pénzt kíván áruban tartani,

·                    a vendégkör összetételét,

·                    célszerű váratlan eseményekre számolva egy biztonsági tartalékra is gondolni.

 

A beszerzendő áruk mennyiségének kiszámolása is igen körültekintő, gondos, szakszerű munkát igényel, ami a tulajdonos, vagy a munkaadó által meghatározott vendéglátó-ipari dolgozó feladata. Ez gyakran a konyhafőnök személye.

A betanított szálláshelyi vendéglátónak is fontos feladata, hogy javaslataival, ötleteivel segítse a vállalkozás árubeszerző tevékenységét! Bár fontos megjegyezni, hogy nem mindegy milyen stílusban, milyen módon, milyen udvariasan és szerényen teszi ezt. A gyakorlatban sokszor előfordul, hogy okoskodóan, felelőtlenül, modortalanul, tudálékosan teszik ezt a dolgozók! Vigyázni kell arra is, hogy tudjunk kulturáltan, racionálisan és szakszerűen együtt dolgozni a kollegákkal. A cél közös! Ha a vállalkozás sikeres, van bevétele, van nyeresége, az nemcsak a tulajdonosoknak, nemcsak a vendégnek, hanem az ott dolgozó munkaerőnek is jó!

Ha a leggazdaságosabb egységáron, a legjobb minőségű árut sikerült a vendéglátósnak beszereznie, akkor az ezt követő feladat az áru átvétele.

 

 

Az áruátvétel

A vendéglátó vállalkozáshoz érkezett árut a szállítótól át kell venni! Ennek helye a gazdasági bejárat közelében lévő Áruátvevő helyiség, aminek berendezése egy íróasztal, felszerelése mérőeszközök, mérlegek, űrmértékek, amivel ellenőrizni lehet az átvett árut.

Ezt a feladatot az anyagilag felelős dolgozó végzi a gyakorlatban. Ez lehet az üzletvezető, vagy a raktáros, vagy a konyhafőnök, vagy éppen az a vendéglátó dolgozó, akit a munkaadó ezzel a feladattal megbíz. Ez lehet akár a betanított szálláshelyi vendéglátó munkakört betöltő személy is.

Bárki végzi is ezt a feladatot, tudnia kell, hogy anyagi-, erkölcsi-, és jogi felelősséggel tartozik a pontos és hibátlan áruátvételért! Az áru átvétel tényét a számlán vagy a szállítólevélen olvasható aláírással és az üzlet bélyegzőjével lepecsételve kell érvényesíteni.

A Számviteli törvény[1] előírása alapján a szállítólevél nem adóügyi bizonylat, ezt jelenleg  a Nemezteti Adó- és Vámhivatal nem fogadja el adóügyi bizonylatnak.

Minden áruátvevőnek tudnia kell, hogy ha nem pontosan vette át az árut, az elszámolásban baj lehet!

Ha valóságban kevesebb áru érkezett az üzletbe, mint amennyi a bizonylaton szerepel, annak az elszámoltatásnál hiány lesz a következménye. Ha a valóságban több áru érkezett, az a szállítónál jelent hiányt! Valakinek ezt meg kell fizetni! Gondoljunk arra, hogy mi örülnénk-e, annak, ha akarattal vagy véletlenül becsapnának? Egy hosszútávon gondolkodó, felelős vendéglátós a szállítónak sem akar kárt okozni! Az árubeszerzési munkában az üzleti partnerekkel érdemes jó üzleti kapcsolatot kialakítani, illetve azt ápolni. Nem éri meg néhány kilogramm áru többlet tönkretegye az üzleti kapcsolatot.

Az áruátvétel a gyakorlatban azt jelenti, hogy mennyiségileg, minőségileg és érték szerint is át kell venni az árut.

Mennyiségi átvétel

A mennyiségi átvétel azt jelenti, hogy megszámoljuk, megmérjük a megérkezett árut és összehasonlítjuk a szállító által átadott bizonylattal valamint a megrendelővel. Ez azért fontos, mert a gyakorlatban előfordulhat, hogy a szállító több vagy kevesebb árut hoz, mint amit megrendeltünk. Természetesen a számlán, vagy a szállító levélen is a valós mennyiségnek kell szerepelni! Ha több vagy kevesebb áru érkezett, akkor mérlegelnünk kell! Ha több áru érkezett a megrendeltnél, gondoljuk át, hogy el fogjuk-e tudni adni, vagy minőségromlás nélkül tudjuk-e tárolni és későbbi időpontban feldolgozni, eladni.

Ha nem tudjuk feldolgozni, illetve eladni, akkor a szállítóval való egyeztetés után visszáruzni kell azt a mennyiséget, amire nincs szükség, illetve, amivel többet küldtek és számláztak.

Ha kevesebb áru érkezett a megrendeltnél, akkor fel kell hívni a szállítót, érdeklődi a kevesebb áruérkezés okáról és azonnal intézkedni, hogy a szükséges áru maradéktalanul a meghatározott időre rendelkezésre álljon. Ilyenkor előfordul, hogy másik szállítótól kell sürgősen árut rendelni.

Amennyiben a betanított szálláshelyi vendéglátót bízzák meg az áru átvételével, akkor az árut először csomagolási egységenként, bruttó súly vagy darabszám alapján vesszük át méréssel, számolással. Egyeztetni kell az átvett mennyiséget a számlán vagy szállítólevélen feltüntetett mennyiséggel.

Ezután nettósúly alapján is át kell venni az árut.

Megjegyezzük, hogy a bruttó súly az áru tiszta súlya és a csomagoló anyag együttes súlya.

A nettósúly csak az áru súlyát jelenti (csomagoló anyag nélkül).

Sokszor előfordul, hogy az áru ládában, dobozban, rekeszben érkezik, ezt összefoglaló néven göngyölegnek nevezzük. Az sem ritka, hogy a göngyöleg nagyobb értéket képvisel, mint maga az áru. A csomagoló anyag súlyát tárasúlynak nevezzük.

Mennyiségi átvételkor nagyon fontos, hogy a tárasúly nélküli mennyiség szerepeljen a bizonylaton – és később a számlán – a mennyiségi rovatban.

Minőségi átvétel

A minőségi átvétel azt jelenti a szakmában, hogy az érzékszerveinkkel – szaglással, tapintással, látással – megvizsgáljuk az üzletbe érkezett árut. Megnézzük, hogy rendelkezik-e azokkal a szemmel is látható jellemzőkkel, ami az áru sajátja.

Tapintással vizsgáljuk meg a gyümölcsöket, zöldségeket, nem löttyedt-e, nem nyúlós, nyálkás-e az áru.

Különös figyelmet kell fordítani a minőség-megőrzési időre és az élelmiszerek fogyaszthatóságára. A minőség-megőrzési idő lejárati dátumát (nap, hónap, év) minden esetben fel kell a csomagoláson tüntetni.

A csomagoláson az alábbi minőség-megőrzési dátumokat találhatjuk:

• minőségét megőrzi: …
• minőségét megőrzi: lásd … (utalás a feltüntetés helyére)
• az összetételük miatt gyorsan romló élelmiszerek esetén: fogyasztható: hónap, nap

 

Vannak élelmiszerek, amik minőségüket korlátlan ideig is megőrzik. Ezeken nem kell feltüntetni a minőség-megőrzési időt (például: só, ecet, cukorfélék a porcukor kivételével)

Ne vegyünk át sérült csomagolású, szennyezett, felengedett terméket. A hűtve és mély hűtve szállított termékeknél ellenőrizni kell a hűtőlánc folyamatosságát és az átvett áruk maghőmérsékletét. Erre speciális mérőeszköz, úgynevezett maghőmérő szolgál.

Érték szerinti áruátvétel

Az érték szerinti áruátvétel azt jelenti, hogy a számla matematikai helyességét vizsgáljuk, azaz, hogy a mennyiség és egységár szorzata valós-e, jól van- e matematikailag összeadva, vagy jól van-e az esetleges engedmény mértéke kiszámolva.

Bár napjainkban a számítógépes számlázásnál ez nem fordul elő, de egy őstermelőtől való árubeszerzésnél fontos ellenőrzési szempont.

Az áruátvétel szakszerű befejezése:

Ha minden rendben van az áruátvétel során, akkor készpénzes fizetés estén a vevő kifizeti a számlát, az eladó rápecsételi a fizetve bélyegzőt és aláírja.

Ha az áru szállítólevéllel érkezik, akkor a vevő az aláírásával és a bélyegzőjével hitelesíti az átvételt. Miután a szállítólevél alapján az eladó kiállítja a számlát (mert csak ez az adóügyi bizonylat), a vendéglátós fizetni vagy átutalni a számla megérkezése után fog.

 

A gyakorlatban a vendéglátó vállalkozások azoktól a szállítóktól, akik gyakran, naponta szállítanak árut (pl.: pékáru) nem szokták kérni minden egyes alkalommal a számlát, hanem megállapodás kérdése, hogy hetente vagy tíznaponta, de minimum havonta egyszer állítsanak ki a szállított áruról adóügyi bizonylatot (számlát) Ez azért lehetséges, mert itt a két fél között már nem csak üzleti, de bizalmi kapcsolat is fennáll.

A szállítás bizonylatai:

Szállítólevél

Mint már említettük az áru többnyire a vendéglátóüzletbe szállítólevéllel érkezik.

A szállítóleveleken az eladó és vevő adatain kívül dátum, a szállított áru mennyisége, mennyiségi egysége, egységára szerepel, valamint az átvevő aláírása és bélyegzője szerepel. Nincs rajta érték, nincs rajta, hogy „Fizetve”, mert ez nem számla, azt ez alapján fogják kiállítani.

 

Számla

Ha nem szállítólevéllel, hanem számlával érkezik az áru, arról tudni kell, hogy ez a bizonylat egy szigorú számadású nyomtatvány. Előre sorszámozott, tömbökben árulják, és az ilyen nyomtatványokról sorszám szerint nyilvántartást kell vezetni. Ebből ki kell derülnie, hogy ki használja fel. A rontott példányokkal is el kell számolni. A számla ellenében fizetni kell, készpénzes fizetés esetén raja kell legyen, a „Fizetve” felirat is.

A számla kiállításakor fontos szakmai, tartalmi és formai követelményeket kell betartani.

A számla tartalmi követelményei:

· a számla sorszáma (előre nyomtatott)

· a kibocsátás kelte

· az eladó (szállító) neve, pontos címe (irányítószámmal), adó- és számlaszáma

· a vevő (megrendelő) neve, pontos címe

· a teljesítés (szállítás) napja

· a fizetés határideje (a szerződés szerint)

· a fizetés módja (készpénz, átutalás, incasso)

· a szállított termék pontos neve, mennyiségi egysége, mennyisége

· a termék egységára

· áfa kulcsa (százalékban)

· áfa nélküli összérték (forintban)

· az áthárított áfa összege (ami a vevőnek fizetendő áfa-kötelezettsége forintban)

· az áfával növelt fizetendő összeg (bruttó érték)

· a törvény értelmében kötelező minden számlán feltüntetni a termék besorolási számát, amit VSZ, VTSZ, SZJ betűkkel rövidítünk (vámtarifaszám, szolgáltatás jegyzékszám)

· az eladó cégszerű aláírása

Összességében tehát elmondhatjuk, hogy az árubeszerzés a vendéglátó-ipari munka egyik fő feladata, mert csak a rendelkezésre álló kiváló minőségű nyersanyagból tudunk jó minőségű, változatos és megfelelő választékú étel-, italkínálatot nyújtani a vendégnek.