Az árubeszerzés során biztosítjuk, vásároljuk meg azokat a nyersanyagokat, melyeket a termelőüzemekben, hidegkonyhában, melegkonyhában, cukrászüzemben feldolgozva a vendég étel-ital szükségletét[1], illetve fizetőképességét elégítjük ki.

Az áru beszerzése komplex vendéglátó-ipari munka, amely a mindennapokban három munkaszakaszra osztható:

·         a megrendelésre

·         az áru átvételre

·         a szakosított raktározásra.

Vendéglátó-ipari termelés

A vendéglátó-ipari termelés során az alap- és járulékos anyagokból, különböző hőtechnológiai eljárással fogyasztásra kész termékeket állítunk elő. Ahhoz, hogy ezt a tevékenységet el tudjuk végezni, a kivételezett nyersanyagokat válogatni kell, ezt követően szakosítva előkészíteni, majd elvégezni rajta a sütést, főzést, gőzölést, párolást, mint hőtechnológiai eljárást, majd tálalás és díszítés következik.

Mivel nem minden étel kerül azonnal fogyasztásra, gyakran szükség van a készen tartás munkafolyamatára is. Ez történhet hidegen és melegen.

A vendéglátó-ipari értékesítés

Ez azt jelenti, hogy a beszerzett és megtermelt ételt, italt a vendéglátó-ipari üzletekben eladjuk, felszolgáljuk.

Bár mindhárom tevékenység fontos, egyik a másik nélkül elképzelhetetlen, mégis az értékesítést tartjuk a legfontosabbnak, mert itt realizálódik a vendéglátó-ipari munka ára, itt kapja meg a vendéglátó a munkája ellenértékét bevétel, / forgalom/ formájában.

 

A fentiek alapján látható, hogy a vendéglátás sokrétű, összetett tevékenység

A vendéglátás nagyon sokrétű, összetett tevékenységek végzésének sorozata. Ahhoz, hogy a vendég jól érezze magát minden vendéglátó-ipari dolgozónak szinte hibátlanul kell a munkáját végeznie!

Nagyon sok részfeladatot kell összehangolni, aminek pontos elvégzése nélkülözhetetlen. Ilyen az árubeszerzés is.

Ez nagyon körültekintő feladatot jelent, mert egy vállalkozás gazdálkodása során az sem jó, ha sok, az sem, ha kevés az árukészlet.

Készletnek nevezzük a vendéglátó vállalkozásnál egy adott időpontban rendelkezésre álló áru nevét és annak mennyiségét. Több fajtája van. Beszélhetünk:

·                    nyitókészletről (indulókészlet),

·                    zárókészletről (maradvány),

·                    átlagkészletről (ezt gazdasági adatok elemzésénél használjuk),

·                    optimális készletről.

 

Egy vállalkozásnál az sem jó, ha sok, az sem, ha kevés a készlet. Ha sok a készlet, könnyen megromolhat. Lejárhat a szavatossági ideje és benne áll a vállalkozó pénze, nem forog az áru. Ha kevés a készlet, ez azt jelenti, hogy nincs elég nyersanyag az üzletben olyan, amit a vendég éppen keres. Ilyenkor a vendég csalódott és nemcsak arra az egy vendéglátó vállalkozásra mondja, hogy „rossz”, hanem gyakran általánosít és minden vendéglátós kárát vallhatja.

A vállalkozónak sem jó, ha nincs áru, mert akkor nincs mit eladnia, nincs bevétel, nincs nyereség sem és végül nem fogja működtetni a vállalkozását. De a munkavállalónak sem jó, mert, ha nincs vendég, akkor a dolgozóra, a munkavállalóra sincs szükség.

Tehát minden vendéglátó-ipari dolgozónak fontos érdeke, hogy javaslataival, ötleteivel segítse a vállalkozás árubeszerzési tevékenységét. Ide soroljuk a megfelelő szállító kiválasztását is, mely a vállalkozás számára gazdaságilag fontos döntés.

A szállító kiválasztása során célszerű mérlegelni, hogy:

·                    a szállítónak milyen széles áruválasztéka van

·                    egy helyről be tudunk-e az összes szükséges árut szerezni, vagy több beszállítóra is szükség van

·                    milyen az áru minősége, kifogástalan-e minden szállítás alkalmával a nyersanyag

·                    milyen a szállító árajánlata, kapunk-e kedvezményt a megrendelt mennyiségek függvényében; szezonális árakat alkalmaz-e, szokott-e akcióval kedveskedni az üzleti partnereknek

·                    a szállítási feltételek hogyan alakulnak, például milyen gyakran szállít és szükséges-e minden esetben nagy tételben vásárolni (fél karton mennyiséget is ad-e)

·                    előfordul-e, hogy késve történik a szállítás

·                    hajlandó-e váratlan, rendkívüli esetben szállítani

·                    áruátvétel során fordult-e elő, minőségi, vagy mennyiségi kifogás

·                    megbízható-e a szállító partner

·                    milyen fizetési feltételek mellett tudunk vásárolni, hiszen nem mindegy, hogy a vendéglátósnak azonnal vagy átutalással nyolc vagy tizenöt nap múlva kell fizetni

·                    milyen volt a korábbi, személyes kapcsolat, együttműködés, valamint a hasonló vállalkozásoknak milyen tapasztalata volt az álalunk választott szállítóval.

 

A szállítási szerződés:

Amikor a vendéglátó vállalkozó meghatározta azon áruk körét, amit értékesíteni akar, és a fenti kritériumok figyelembe vételével kiválasztotta beszállítóit, akkor azt a mindennapokban szerződés formájában írásba is foglalja. Ez a Szállítási szerződés, mely nem más, mint minimum két fél egybehangzó véleménye a szerződés tárgyáról. Ez általában tartalmazza a következőket:

 

·                    A szerződő felek (eladó és vevő) nevét, címét, székhelyét, elérhetőségét,

·                    az áruk megrendelésének módját,

·                    az esetleges rendkívüli megrendelések feltételeit,

·                    a maximális vásárlási összeghatárt alkalmanként és összességében,

·                    a fizetés módját (átutalás, készpénz, incasso),

·                    a szállítási időt, gyakoriságot,

·                    a felek jogait és kötelezettségeit,

·                    a szerződő felek minden olyan igényét, melyet egybehangzóan rögzíteni kívánnak.

A szerződésnek a formai követelményeknek is meg kell felelnie.

Tartalmaznia kell dátumot és a felek cégszerű aláírását is.

 

 

 

SZÁLLÍTÁSI SZERŐDÉS

(MINTA*)

 

amely létrejött egyrészről a............................(KSzF azonosító: ............................,székhely: ............................,törzsszám vagy Cg.: ............................, Adószám:......................, képviseli: ............................), mint megrendelő (a továbbiakban: Megrendelő),

másrészről az ............................(KSzF azonosító: ............................,székhely: ............................,céget nyilvántartó cégbíróság neve: ............................Cg.: ............................,adószám: ............................,képviseli: ............................), mint szállító (a továbbiakban: Szállító) között (a továbbiakban: Felek) alulírott helyen és napon az alábbi feltételekkel.

 

1.  A szerződés létrejöttének előzménye:

A Felek rögzítik, hogy a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság (KSZF), (továbbiakban: Beszerző) által TED 2005/S 174-173068 szám alatt „Nagyteljesítményű számítógép- (RISC) és tároló-rendszerekkel kapcsolatos szolgáltatások teljesítésére, eszközök szállítására” tárgyban lefolytatott központosított közbeszerzési keret-megállapodásos eljárás 1. része eredményeképpen a „…” számú (nevesítve: ……..) részteljesítés vonatkozásában a Beszerző és a Szállító között keret-megállapodás jött létre (továbbiakban: KM**).

 

2.  A szerződés tárgya:

A jelen szerződés a keret-megállapodásos eljárás 2. része eredményeképpen, a Megrendelő - a hivatkozott KM tárgyát képező termékekre/szolgáltatásokra vonatkozó - beszerzési igénye megvalósítására jött létre. A jelen szerződés alapján Megrendelő megrendeli, a Szállító pedig elvállalja az 1. számú mellékletben nevesített termékek szállítását/kapcsolódó szolgáltatások teljesítését.

3.  A szerződés teljesítési határideje: ............................

(Teljesítés határidejét a felek a KM rendelkezései szerint határozhatják meg.)

4.  A teljesítés helye:

A Megrendelő által megjelölt magyarországi cím:...........................

5.  A fizetendő ellenérték:

A Szállító a jelen szerződés alapján szállítandó termékek szállítását az 1. számú mellékletben meghatározott szerződéses árakon teljesíti. A szerződéses ár (termékek, eszközök esetén) tartalmazza a behozatallal, a forgalomba hozatallal kapcsolatban felmerülő összes költséget (vám, adók, díjak, illetékek, egyéb), de nem tartalmazza az általános forgalmi adót, valamint a közbeszerzési díjat. A közbeszerzési díj alapja az Megrendelő általi beszerzések általános forgalmi adó nélkül számított értéke, mértéke 2% + Áfa. Amennyiben, a keret-megállapodásos eljárás 2. részében a Megrendelő bonyolítja le a közzététel nélküli tárgyalásos eljárást, a közbeszerzési díj alapja a Megrendelő általi beszerzés általános forgalmi adó nélkül számított értéke, mértéke 1,5% + Áfa.

6.  Fizetési feltételek:

Az ellenértéket a Megrendelő a Szállító által kiállított számla kézhezvételétől számított 30 napon belül, banki átutalással teljesíti. A Szállító a megvalósuló beszerzés során előleget nem kérhet, Megrendelő pedig előleget nem adhat. A Megrendelő késedelmes fizetése esetén a Szállítónak jogában áll a Ptk. szerinti késedelmi kamatot felszámítani.

7.  Szerződésszegés*:

A Szállítónak felróható, nem vagy nem szerződésszerű teljesítés esetén a Megrendelő által érvényesíthető késedelmi, hibás teljesítési, illetve meghiúsulási kötbér alapja a késedelmes, hibás vagy a nem teljesítéssel érintett szerződéses mennyiség (nettó) összértéke és mértéke késedelmes és hibás teljesítés esetén minden eltelt nap után 1*%, de minimum naponta 1. 000*- Ft, a teljesítés meghiúsulása esetén 15*%. A Szállítónak jogában áll a fent meghatározott mértékű és alapú meghiúsulási kötbért követelni, amennyiben a Meghiúsulás a Megrendelőnek róható fel.

8.  A szerződés tartalmának értelmezése:

A jelen szerződésben nem szabályozott kérdésekben, valamint bármely, a teljesítéssel kapcsolatos ellentmondás esetén a hivatkozott KM, illetve annak mellékletei, vonatkozó rendelkezései, továbbá a Magyar Köztársaság mindenkor hatályos jogszabályai irányadók. Jelen szerződés a KM-ban meghatározottakkal ellentétes rendelkezéseket nem tartalmazhat.

Jelen szerződés elválaszthatatlan részét képezi a Beszerző és a Szállító között létrejött fent hivatkozott KM, és az alábbi mellékletek*:

                           1. számú melléklet: Megrendelt termék és árlista

                           2. számú melléklet: Általános szerződési feltételek**

A szerződést a felek áttanulmányozás után, mint szándékukkal és ügyleti akaratukkal mindenben megegyezőt „…” eredeti példányban jóváhagyólag írják alá.

Dátum:……………, 200…………….

Megrendelő:                                                                                                        Szállító:

 

Mielőtt tovább megyünk a beszerzési folyamaton, nem árt tisztázni, a piaci mechanizmus

működését.

Az árubeszerzés piaci szerepe

A piac a gazdasági életben a kereslet és a kínálat találkozási helye, az árucsere összessége. A kereslet, fizetőképes vásárlási szándék, nagyon egyszerűen azt jelenti, hogy olyan igény és szükséglet, amit meg akarunk és meg is tudunk vásárolni, mert valóban képesek vagyunk fizetni. Ez nemzetgazdasági szinten is sok tényezőtől függ. Függ a lakosság jövedelmi helyzetétől (mert ha sok pénzünk van, többet is költünk), az áraktól (ha növekszik az áru ára, kevesebb mennyiséget veszünk, vagy egyáltalán nem is vásárolunk), a lakosság kor szerinti megoszlásától (gyerek, fiatal, középkorosztály, idősek), a lakosság nem szerinti megoszlásától, a lakosság foglalkoztatottságától, az adott kor divat irányzatától és szokásaitól, hagyományitól is.

A fent említetteket egy vendéglátósnak azért kell tudnia, hogy a legjobban, legprecízebben tudja kínálatával a vendégek szükségleteit, keresleteit úgy kielégíteni, hogy később is visszatérjenek hozzánk, és még új vendégeket is hozzanak magukkal. Ez pedig azért nélkülözhetetlen, mert egy vendéglátó ipari vállalkozás csak a vendégekből, és csak a vendégekért kell, hogy hivatásszerűen éljen.

Kínálat

A kínálat mindazon áruk és szolgáltatások összessége, melyet adott áron megvételre ajánlunk. Egy vendéglátó vállalkozás akkor folytat jó üzletpolitikát, ha az áru és szolgáltatás kínálatával meg tud felelni a vendégek igényének, fizetőképes keresletének. Mindezt úgy teszi, hogy a konkurencia, azaz a versenytársak kínálatát is figyeli. Minden esetben törekszik arra, hogy a fogyasztó számára visszautasíthatatlan kínálattal szerepeljen a piacon, a vendéglátó üzletben.

 

Beszerzés általános tudnivalói

Ma Magyarországon, az árupiacon túlkínálat van. A vendéglátó vállalkozások válogathatnak a beszállítók, az eladók között. Az árurendelési, a szállítási szerződés megkötése előtt érdemes meglátogatni a beszállító telephelyeit. Jó látni személyesen az előállítási helyek tisztaságát, higiéniáját és meggyőződni arról, hogy a szállító rendelkezik-e belső, minőségbiztosítási rendszerrel.

A beszerzés során meg kell győződni arról, hogy a termék rendelkezik-e az előírt engedélyekkel, bizonylatokkal. Ez azért fontos, mert az áru átvétele után a vendéglátó üzletet terheli a felelősség az áruk esetleges minőségi kifogásaiért. Fontos szabály, hogy az Európai Unió engedélye nélkül előállított vagy engedély nélküli importból származó terméket forgalmazni tilos. Ezt pedig 2004. május 1-je óta szigorúan és tolerancia nélkül ellenőrzik és szankcionálják az illetékes szervek, ugyanis ettől a dátumtól minden Európai Uniós szervek által meghozott jogszabály kötelező érvényű az összes tagállam számára.

Magyarországon élelmiszeripari terméket csak engedélyezett üzemben kiadott gyártási engedély alapján lehet előállítani. Ezeken az élelmiszereken fel kell tüntetni a gyártási engedély számát. Országos Élelmezési és Táplálkozástudományi Intézet – OÉTI.

Az import élelmiszeren a magyar nyelvi feliratoknak és OÉTI vizsgálati számnak is rajta kell lennie. Az adalékanyagok alkalmazása is szigorú feltételekhez kötött. Ezek felhasználási körét, illetve mennyiségét szabályok rögzítik, melyek a Magyar Élelmiszer Könyvben is megtalálhatók.

Nagy vágó állatok húsait (tőkehús), vágott baromfit csak hatósági, állatorvosi húsvizsgálat után szabad forgalmazni. Ezt megláthatjuk húsok felületén különleges vegytintával nyomott körbélyegzőn.

A zöldségek és gyümölcsök vásárlása esetén permetezési naplót kell kérni a termelőtől. Termesztett gomba vásárlása esetén is a számla mellé termelői igazolást kell kérni. A vadon termő gomba vásárlása esetén tételes gombaszakértői igazolással kell rendelkeznie az eladónak és a forgalmazónak is.

Nyers tejet a vendéglátósok nem szoktak beszerezni, de ha mégis előfordul azt, csak külön állatorvosi és közegészségügyi hozzájárulással tehetik.